So führen Sie eine Bestellung aus (Fulfillment)
So führen Sie eine Bestellung aus (Fulfillment)
Nachdem eine Bestellung erstellt wurde, ist der nächste Schritt ihre physische Abwicklung — vom Entnehmen der Ware aus den Regalen bis zum Versand des Pakets an den Kunden. Der Prozess umfasst drei Schritte: Kommissionierung → Verpackung → Versand.
Öffnen Sie die Bestellung und klicken Sie auf die Schaltfläche Bestellung ausführen, oder gehen Sie zu Verkauf → Auftragsabwicklung, wo Sie alle Bestellungen sehen, die auf Bearbeitung warten.
Schritt 1: Kommissionierung
In diesem Schritt bestätigen Sie, welche konkreten Waren Sie aus dem Bestand entnehmen.
Das System schlägt automatisch optimale Ware vor, basierend auf der für das Produkt konfigurierten Methode — zum Beispiel bedeutet FEFO (First-Expire-First-Out), dass immer Ware mit dem nächstgelegenen Ablaufdatum vorgeschlagen wird. Sie können den Vorschlag annehmen oder manuell eine andere Charge/einen anderen Lot auswählen.
Für jeden Artikel in der Bestellung:
Ware mit Seriennummern oder Lots — das System zeigt verfügbare Lots mit Seriennummer, Verfallsdatum und verfügbarer Menge an. Geben Sie ein, wie viele Sie aus jedem Lot entnehmen. Ablaufdaten innerhalb von 30 Tagen sind orange markiert, abgelaufene rot.
Normale Ware ohne Nachverfolgung — bestätigen Sie einfach mit einem Häkchen, dass der Artikel verfügbar ist.
Oben auf dem Bildschirm sehen Sie den Fortschritt: wie viele Positionen komplett sind, wie viele teilweise, wie viele warten.
Wenn Sie mit der Auswahl zufrieden sind, klicken Sie auf Kommissionierung bestätigen.
Wenn Ware nicht auf Lager ist, warnt Sie das System, bevor Sie beginnen. In diesem Fall füllen Sie entweder den Bestand auf oder vereinbaren Sie mit dem Kunden eine Änderung der Bestellung.
Schritt 2: Verpackung
Hier organisieren Sie die kommissionierte Ware in physische Pakete für den Versand.
Klicken Sie auf Karton erstellen, um ein neues Paket hinzuzufügen. Das System zeigt eine Liste unverpackter Artikel an — fügen Sie diese dem Karton hinzu. Für jeden Karton können Sie optional Gewicht und Abmessungen eingeben, was für die automatische Berechnung der Versandkosten nützlich ist.
Wenn der Karton zusammengestellt ist, können Sie Fotos als Dokumentation hinzufügen (bis zu 5 Fotos pro Karton) — nützlich bei Reklamationen oder Streitigkeiten über den Paketzustand. Unterstützte Formate sind JPG, PNG und WebP mit einer maximalen Größe von 5 MB pro Bild.
Klicken Sie auf Karton bestätigen, wenn das Paket fertig ist. Wiederholen Sie dies, bis alle Waren verpackt sind.
Schritt 3: Versand
Bevor Sie den Versand bestätigen können, überprüft das System, ob folgende Bedingungen erfüllt sind:
✓ Alle Waren sind kommissioniert
✓ Alle Waren sind verpackt
✓ Lieferadresse ist eingegeben
✓ Bestellung ist bezahlt
Wenn eine dieser Bedingungen nicht erfüllt ist, teilt Ihnen das System genau mit, was fehlt.
Wenn die Bedingungen erfüllt sind, wählen Sie für jeden Karton einen Kurierdienst (DHL, UPS, FedEx, GLS, DPD, Post usw.) und geben Sie die Sendungsverfolgungsnummer ein. Sie können die Option Kunden benachrichtigen aktivieren, um ihm eine E-Mail mit Versandinformationen zu senden.
Optional können Sie einen Lieferschein (Packing Slip) als PDF-Dokument generieren.
Klicken Sie auf Versand bestätigen — die Bestellung wechselt in den Status Versendet.
Teillieferung
Es ist nicht immer möglich, alles auf einmal zu versenden. Das System unterstützt teilweise Kommissionierung, Verpackung und Versand — Sie können einige Kartons sofort bestätigen und versenden, andere später. Die Bestellung erhält dann den Status Teilweise versendet und bleibt offen, bis alles geliefert ist.
Was passiert mit dem Bestand?
Der Bestand wird bereits zum Zeitpunkt der Bestellerstellung reserviert. Während der Kommissionierung erfasst das System, welche genauen Chargen und Lots abgehen, und während der Verpackung verfolgt es, was physisch zusammengestellt wurde. Der gesamte Ablauf wird in der Bestandsbewegungshistorie aufgezeichnet, sodass Sie immer Einblick haben, woher welche Ware wann abgegangen ist.