Comment exécuter une commande (fulfillment)
Comment exécuter une commande (fulfillment)
Après la création d'une commande, l'étape suivante est son exécution physique — de la prise des articles dans les étagères à l'envoi du colis au client. Le processus se déroule en trois étapes : Préparation → Emballage → Expédition.
Ouvrez la commande et cliquez sur le bouton Exécuter la commande, ou allez dans Ventes → Exécution des commandes où vous pouvez voir toutes les commandes en attente de traitement.
Étape 1 : Préparation (Picking)
Dans cette étape, vous confirmez quels articles spécifiques vous prenez en stock.
Le système suggère automatiquement le stock optimal en fonction de la méthode configurée pour ce produit — par exemple, FEFO (first-expire-first-out) signifie que le système proposera toujours le stock avec la date d'expiration la plus proche. Vous pouvez accepter la suggestion ou sélectionner manuellement un autre lot.
Pour chaque article de la commande :
Articles avec numéros de série ou lots — le système affiche les lots disponibles avec le numéro de série, la date d'expiration et la quantité disponible. Saisissez combien vous prenez de chaque lot. Les dates d'expiration dans les 30 jours sont marquées en orange, et les expirées en rouge.
Articles ordinaires sans suivi — confirmez simplement que l'article est disponible avec une coche.
En haut de l'écran, vous pouvez voir la progression : combien d'articles sont complets, combien partiels, combien en attente.
Lorsque vous êtes satisfait de la sélection, cliquez sur Confirmer la préparation.
Si des articles sont en rupture de stock, le système vous avertira avant de commencer. Dans ce cas, réapprovisionnez le stock ou convenez avec le client de modifier la commande.
Étape 2 : Emballage
Ici, vous organisez les articles préparés en colis physiques pour la livraison.
Cliquez sur Créer un carton pour ajouter un nouveau colis. Le système affiche la liste des articles non emballés — ajoutez-les au carton. Pour chaque carton, vous pouvez optionnellement saisir le poids et les dimensions, ce qui est utile pour le calcul automatique des frais d'expédition.
Lorsque le carton est assemblé, vous pouvez ajouter des photos comme documentation (jusqu'à 5 photos par carton) — utile en cas de réclamations ou de litiges sur l'état du colis. Les formats supportés sont JPG, PNG et WebP, avec une taille maximale de 5 Mo par image.
Cliquez sur Confirmer le carton lorsque le colis est prêt. Répétez jusqu'à ce que tous les articles soient emballés.
Étape 3 : Expédition
Avant de pouvoir confirmer l'expédition, le système vérifie que les conditions suivantes sont remplies :
✓ Tous les articles sont préparés
✓ Tous les articles sont emballés
✓ L'adresse de livraison est saisie
✓ La commande est payée
Si l'une de ces conditions n'est pas remplie, le système vous indiquera exactement ce qui manque.
Lorsque les conditions sont remplies, pour chaque carton, sélectionnez un service de messagerie (DHL, UPS, FedEx, GLS, DPD, La Poste, etc.) et saisissez le numéro de suivi de l'envoi. Vous pouvez cocher l'option Notifier le client pour lui envoyer un e-mail avec les informations d'expédition.
Optionnellement, vous pouvez générer un bon de livraison (packing slip) au format PDF.
Cliquez sur Confirmer l'expédition — la commande passe au statut Expédiée.
Exécution partielle
Il n'est pas toujours possible d'expédier tout en une fois. Le système prend en charge la préparation, l'emballage et l'expédition partiels — vous pouvez confirmer et expédier certains cartons immédiatement et d'autres plus tard. La commande obtient alors le statut Partiellement expédiée et reste ouverte jusqu'à ce que tout soit livré.
Que se passe-t-il avec le stock ?
Le stock est réservé dès la création de la commande. Pendant la préparation, le système enregistre exactement quels lots partent, et pendant l'emballage, il suit ce qui est physiquement assemblé. L'ensemble du flux est enregistré dans l'historique des mouvements de stock, vous donnant toujours une visibilité sur l'origine de chaque article et le moment de son départ.