Come evadere un ordine (fulfillment)
Come evadere un ordine (fulfillment)
Dopo la creazione di un ordine, il passo successivo è la sua evasione fisica — dal prelievo degli articoli dagli scaffali all'invio del pacco al cliente. Il processo si svolge in tre passaggi: Prelievo → Imballaggio → Spedizione.
Apri l'ordine e clicca sul pulsante Evadi ordine, oppure vai su Vendite → Evasione ordini dove puoi vedere tutti gli ordini in attesa di elaborazione.
Passaggio 1: Prelievo (Picking)
In questo passaggio, confermi quali articoli specifici stai prelevando dal magazzino.
Il sistema suggerisce automaticamente lo stock ottimale in base al metodo configurato per quel prodotto — ad esempio, FEFO (first-expire-first-out) significa che verrà sempre suggerito lo stock con la data di scadenza più vicina. Puoi accettare il suggerimento o selezionare manualmente un altro lotto.
Per ogni articolo nell'ordine:
Articoli con numeri di serie o lotti — il sistema mostra i lotti disponibili con numero di serie, data di scadenza e quantità disponibile. Inserisci quanti ne prendi da ogni lotto. Le date di scadenza entro 30 giorni sono contrassegnate in arancione e quelle scadute in rosso.
Articoli normali senza tracciamento — conferma semplicemente che l'articolo è disponibile con un segno di spunta.
In alto sullo schermo puoi vedere l'avanzamento: quanti articoli sono completi, quanti parziali, quanti in attesa.
Quando sei soddisfatto della selezione, clicca Conferma prelievo.
Se gli articoli non sono disponibili, il sistema ti avviserà prima di iniziare. In tal caso, rifornisci lo stock o concordi con il cliente la modifica dell'ordine.
Passaggio 2: Imballaggio
Qui organizzi gli articoli prelevati in pacchi fisici per la consegna.
Clicca Crea scatola per aggiungere un nuovo pacco. Il sistema mostra un elenco di articoli non imballati — aggiungili alla scatola. Per ogni scatola puoi facoltativamente inserire peso e dimensioni, utile per il calcolo automatico dei costi di spedizione.
Quando la scatola è assemblata, puoi aggiungere fotografie come documentazione (fino a 5 foto per scatola) — utile in caso di reclami o controversie sulle condizioni del pacco. I formati supportati sono JPG, PNG e WebP, con dimensione massima di 5 MB per immagine.
Clicca Conferma scatola quando il pacco è pronto. Ripeti fino a quando tutti gli articoli sono imballati.
Passaggio 3: Spedizione
Prima di poter confermare la spedizione, il sistema verifica che siano soddisfatte le seguenti condizioni:
✓ Tutti gli articoli sono prelevati
✓ Tutti gli articoli sono imballati
✓ L'indirizzo di spedizione è inserito
✓ L'ordine è pagato
Se una di queste condizioni non è soddisfatta, il sistema ti comunicherà esattamente cosa manca.
Quando le condizioni sono soddisfatte, per ogni scatola seleziona un servizio di corriere (DHL, UPS, FedEx, GLS, DPD, Poste, ecc.) e inserisci il numero di tracciamento della spedizione. Puoi selezionare l'opzione Notifica il cliente per inviargli un'email con le informazioni sulla spedizione.
Facoltativamente puoi generare una bolla di accompagnamento (packing slip) come documento PDF.
Clicca Conferma spedizione — l'ordine passa allo stato Spedito.
Evasione parziale
Non è sempre possibile spedire tutto in una volta. Il sistema supporta prelievo, imballaggio e spedizione parziali — puoi confermare e spedire alcune scatole immediatamente e altre successivamente. L'ordine ottiene quindi lo stato Parzialmente spedito e rimane aperto fino a quando tutto è consegnato.
Cosa succede con le scorte?
Le scorte vengono riservate al momento della creazione dell'ordine. Durante il prelievo, il sistema registra esattamente quali lotti escono, e durante l'imballaggio traccia cosa è fisicamente assemblato. L'intero flusso è registrato nella cronologia dei movimenti di magazzino, dandoti sempre visibilità su da dove è partito ogni articolo e quando.