Cómo cumplir un pedido (fulfillment)
Cómo cumplir un pedido (fulfillment)
Después de crear un pedido, el siguiente paso es su cumplimiento físico — desde tomar los artículos de los estantes hasta enviar el paquete al cliente. El proceso consta de tres pasos: Preparación → Embalaje → Envío.
Abra el pedido y haga clic en el botón Cumplir pedido, o vaya a Ventas → Cumplimiento de pedidos donde puede ver todos los pedidos que esperan ser procesados.
Paso 1: Preparación (Picking)
En este paso, confirma qué artículos específicos está tomando del inventario.
El sistema sugiere automáticamente el stock óptimo según el método configurado para ese producto — por ejemplo, FEFO (first-expire-first-out) significa que siempre se sugerirá el stock con la fecha de vencimiento más cercana. Puede aceptar la sugerencia o seleccionar manualmente otro lote.
Para cada artículo en el pedido:
Artículos con números de serie o lotes — el sistema muestra los lotes disponibles con número de serie, fecha de vencimiento y cantidad disponible. Ingrese cuántos toma de cada lote. Las fechas de vencimiento dentro de 30 días están marcadas en naranja y las vencidas en rojo.
Artículos regulares sin seguimiento — simplemente confirme que el artículo está disponible con una marca de verificación.
En la parte superior de la pantalla, puede ver el progreso: cuántos artículos están completos, cuántos parciales, cuántos esperan.
Cuando esté satisfecho con la selección, haga clic en Confirmar preparación.
Si los artículos están agotados, el sistema le advertirá antes de comenzar. En ese caso, reponga el inventario o acuerde con el cliente modificar el pedido.
Paso 2: Embalaje
Aquí organiza los artículos preparados en paquetes físicos para la entrega.
Haga clic en Crear caja para agregar un nuevo paquete. El sistema muestra una lista de artículos sin embalar — agréguelos a la caja. Para cada caja, puede ingresar opcionalmente peso y dimensiones, lo cual es útil para el cálculo automático de costos de envío.
Cuando la caja esté armada, puede agregar fotografías como documentación (hasta 5 fotos por caja) — útil en caso de reclamos o disputas sobre el estado del paquete. Los formatos soportados son JPG, PNG y WebP, con un tamaño máximo de 5MB por imagen.
Haga clic en Confirmar caja cuando el paquete esté listo. Repita hasta que todos los artículos estén embalados.
Paso 3: Envío
Antes de poder confirmar el envío, el sistema verifica que se cumplan las siguientes condiciones:
✓ Todos los artículos están preparados
✓ Todos los artículos están embalados
✓ La dirección de envío está ingresada
✓ El pedido está pagado
Si alguna de estas condiciones no se cumple, el sistema le indicará exactamente qué falta.
Cuando se cumplan las condiciones, para cada caja seleccione un servicio de mensajería (DHL, UPS, FedEx, GLS, DPD, Correos, etc.) e ingrese el número de seguimiento del envío. Puede marcar la opción Notificar al cliente para enviarle un correo electrónico con información del envío.
Opcionalmente, puede generar un albarán de entrega (packing slip) como documento PDF.
Haga clic en Confirmar envío — el pedido pasa a estado Enviado.
Cumplimiento parcial
No siempre es posible enviar todo de una vez. El sistema soporta preparación, embalaje y envío parciales — puede confirmar y enviar algunas cajas inmediatamente y otras posteriormente. El pedido entonces obtiene el estado Parcialmente enviado y permanece abierto hasta que todo sea entregado.
¿Qué sucede con el inventario?
El inventario se reserva en el momento de la creación del pedido. Durante la preparación, el sistema registra exactamente qué lotes salen, y durante el embalaje, rastrea lo que está físicamente armado. Todo el flujo queda registrado en el historial de movimientos de inventario, lo que siempre le da visibilidad sobre de dónde salió cada artículo y cuándo.