Playbook: plaćena roba koja nikad nije stigla

Situacija

Stiže veliki račun dobavljača. Odobren je jer je dobavljač poznat i iznos deluje razumno. Niko ne proverava da li postoji porudžbina iza njega, niti da li je roba primljena.

Korak 1 — Računi sa problemima

Otvorite Finance → 3-way match.

U demou sedam računa ima problem. Prvi nema porudžbinu; drugi su fakturisani pre prijema robe. Svaki red navodi dobavljača, porudžbinu (ili da je nema), iznos i problem.

Korak 2 — Popravite lanac, pa platite

Za račun bez porudžbine tražite porudžbinu ili odbijte račun. Za račun pre prijema sačekajte robu. Kad je lanac porudžbina → prijem → račun kompletan, potvrdite uparivanje na Reconciliation.

Zašto je važno

Račun je tačan samo ako se zapisi iza njega slažu. Pošto Otiox povezuje svaki račun sa porudžbinom i prijemom, pokazuje koja plaćanja bi bila za robu koju niste naručili ili dobili.

Snimci ekrana su iz Otiox demo okruženja. Izaberite Switch to demo u bočnom meniju da pratite korake; izmene tamo ne diraju stvarne podatke. Command samo čita zapise i nikad ih ne menja.